Empresário, você já deve ter assistido ao programa Big Brother Brasil, em que os participantes são monitorados 24 horas por dia, com dezenas de câmeras e microfones espalhados por uma casa.
Há alguns anos, gradativamente as empresas estão sendo convidadas a entrar em uma “casa” como essa, através do projeto SPED (Sistema de Escrituração Pública Digital), que monitora diversos parâmetros da vida de uma organização. Ele é composto pelos seguintes módulos:
- ECD (Escrituração Contábil Digital)
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
- EFD (Escrituração Fiscal Digital) Contribuições
- EFD (Escrituração Fiscal Digital) ICMS
- EFD (Escrituração Fiscal Digital) IPI
- EFD (Escrituração Fiscal Digital) Reinf
- e-Financeira
- eSocial
- MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos)
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
Tudo isso só é possível devido ao aumento no “apetite do leão” (Receita Federal, Estadual e Municipal) e à implantação da tecnologia da informação dentro da malha fiscal. Neste artigo nós vamos falar com mais detalhes do eSocial.
Índice
O que é o eSocial?
O eSocial é um módulo do projeto SPED que pretende unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo país.
De maneira gradativa, o eSocial pretende substituir algumas obrigações acessórias das empresas, como a RAIS, DIRF, CAGED, SEFIP e outras informações relacionadas ao Departamento Pessoal (obrigações trabalhistas e previdenciárias), Saúde e Segurança do Trabalho.
- O eSocial foi instituído em 2014 com o intuito de consolidar os bancos de dados e processos do Ministério do Trabalho e Emprego, da Seguridade Social, da Caixa Econômica Federal e da Receita Federal;
- A proposta do eSocial é revolucionar a maneira com que as empresas passam as informações trabalhistas aos órgãos reguladores responsáveis;
- O eSocial não cria nenhuma obrigação jurídica material nova (novo imposto, mudança na relação entre empregador e empregado etc), mas ela vai obrigar o cumprimento das obrigações já previstas na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), sob pena de aplicação de multas e realização de fiscalizações espontâneas.
Quais as vantagens do eSocial e os investimentos para ele funcionar?
Mas o eSocial não significa somente pontos ruins. Listamos quatro vantagens e três medidas que deverão ser tomadas para a implantação do novo mecanismo. Seguem abaixo:
Vantagens:
- Redução da burocracia;
- Maior organização de informações sobre empregados;
- Redução de obrigações ao longo da implementação;
- Maior automação de tarefas.
Investimentos:
- Gastos com implantação e softwares preparados ao eSocial;
- Fiscalização mais ágil e eletrônica;
- Necessidade de revisão de processos internos.
Como vai funcionar?
A internet, a tecnologia e a praticidade formam, juntas, o trio que caracteriza a funcionalidade do eSocial.
Na hora de realizar o envio de eventos, o usuário poderá utilizar o Web Service e o Portal Web e assim efetuar todas as validações diretamente na internet. Dessa forma, o sistema dispensa o uso de um Programa Gerador de Declaração (PGD) para criar a transmitir os eventos.
Assim, através de uma ligação direta entre a empresa e o eSocial, a organização poderá criar um evento e preencher os campos diretamente na internet, através do portal do programa.
Caso a empresa não queira investir na mudança de software, poderá utilizar ERP da empresa de contabilidade, desde que ele já esteja adaptado às novas obrigações, como é o caso do software Domínio, utilizado pela Marco Contabilidade Consultiva.
A empresa também terá a liberdade para escolher a melhor maneira de enviar suas informações diárias, desde que tenha o pleno controle sobre a maneira de envio.
ATENÇÃO!
Informação importante sobre esse procedimento: o comando de todas as atividades será feito através de um Certificado Digital. Portanto, se a sua empresa ainda não tem um certificado digital do tipo A1 (arquivo eletrônico), entre em contato com os nossos consultores para providenciar o seu.
Conheça as principais obrigações que poderão ser informadas no eSocial
Abaixo, a lista das principais obrigações:
- Admissão e demissão
- Férias
- Afastamento Temporário
- Alteração da Jornada de Trabalho
- Alteração de Salário
- Apuração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- Aviso Prévio
- Atestado de Saúde Ocupacional
- Cadastro de Benefícios Previdenciários
- Condições Ambientais do Trabalho
- Comunicação de Acidente de Trabalho
- Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)
- Geração do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF)
- Folha de Pagamento
- Monitoramento da Saúde do Trabalhador
- Recolhimento da Contribuição Patronal Previdenciária
- Recolhimento da Contribuição Previdenciária do Trabalhador
- Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
- Recolhimento do Imposto de Renda Pessoa Física
- Recolhimento de Indenização Compensatória (multa do FGTS)
- Reintegração
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Todas essas obrigações devem ser entregues conforme os prazos e exigências previstos na CLT.
Por exemplo, se a empresa quiser conceder férias para um funcionário, ela só poderá fazê-lo se o aviso de férias estiver sido protocolado no eSocial com 30 dias de antecedência ao primeiro dia de gozo.
Caso a empresa não respeite esse prazo, estará sujeita à aplicação de multa e fiscalização espontânea pelo Ministério do Trabalho.
- Veja que será necessário profissionalizar todos os processos de regatão de pessoas e ter um Contador Consultor ao seu lado será crucial para superar esse desafio.
5 multas que sua empresa poderá sofrer se não se adaptar
As empresas que não se adequarem poderão ser multadas por isso. Abaixo, listamos 5 tipos de multas para que você possa consultar e já se precaver.
1 – Automatização da Folha de Pagamento
Muitas variáveis vão impactar a Folha de Pagamento a partir de agora. O documento deverá ser preenchido de acordo com as novas regras e é preciso que tanto o RH quanto a Contabilidade se atentem para que a empresa não seja punida.
- Valor da multa: a partir de R$ 1.812,17.
2 – Pagamento de Férias
Os pagamentos devidos referentes às férias precisam ser feitos dentro da data limite e sem atrasos. O RAIS e o FGTS também serão substituídos pelo eSocial.
- Valor da multa: entre R$ 10,64 e R$ 106,41.
3 – Admissão de funcionário deve ser comunicada antes do início efetivo do trabalho
Agora, com o eSocial, o empregador não terá mais aquele prazo de até sete dias para enviar as informações dele ao CAGED. O comunicado, na nova modalidade, deverá ser feito um dia antes do colaborador começar a trabalhar. Se for o caso, a data de início do trabalhador deverá ser adiada.
- Valor da multa: punição de acordo com o artigo 47 da CLT, chegando a até R$ 3.000,00 por empregado.
4 – Alterações de contratos ou cadastros devem ser informadas
Quando for necessário, o empregador deverá alterar os contratos assinados ou as alterações necessárias no cadastro de um empregado. Essas mudanças deverão ser feitas obrigatoriamente durante o período do vínculo empregatício.
- Valor da multa: R$ 402,54
5 – Realização de exames médicos
Essa mudança vale para todas as modalidades de exames médicos: admissional, demissional, periódico ou relacionado a uma mudança de cargo. Se deixar de fazer qualquer um desses procedimentos, a empresa será multada imediatamente. O Atestado de Saúde Ocupacional deve sempre ser enviado à plataforma das datas às quais ele se fizer necessário.
- Valor da multa: entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.
O cronograma de implantação do eSocial
Etapa 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões:
- Fase 1: Janeiro/18: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
- Fase 2: Março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
- Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
- Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
- Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Etapa 2 – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados):
- Fase 1: Julho/18: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
- Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
- Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
- Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada
- Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Etapa 3 – Entes Públicos:
- Fase 1: Janeiro/19: Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas
- Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Ex: admissões, afastamentos e desligamentos
- Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
- Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada
- Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Entre em contato conosco para que possamos esclarecer todas as suas dúvidas sobre o eSocial. Aqui na Marco Contabilidade Consultiva, estamos sempre prontos para te ajudar.