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Como delegar atividades de forma correta

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Gerenciar uma empresa é algo que exige muitas habilidades e conhecimentos específicos de um profissional. Uma delas, na verdade uma das mais importantes, é a arte de saber delegar tarefas.

Usamos o termo “arte”, porque, apesar de parecer algo fácil e simples, muitos gestores encontram dificuldades de cumprir com essa missão.

Você conhece sua equipe?

Antes mesmo de pensar em delegar tarefas, o primeiro passo é conhecer de verdade sua equipe.

Aqui neste caso, conhecer tem a ver com perceber as aptidões, os perfis, os pontos fortes e fracos de cada um.

⇨ Por exemplo, quando se conhece um ponto negativo de certo funcionário, é possível direcionar a ele um tipo de tarefa específica que servirá para ele trabalhar essa questão e então superar esse “gap”.

Estar atento aos pontos fortes também é importante porque dessa forma as tarefas poderão ser entregues para os que melhor poderão desempenhá-las dentro do menor prazo possível.

Obviamente, o conhecimento técnico de cada colaborador também determina o que irão executar.

 

O sentido e a função da autonomia

Delegar tem a ver com dar a autonomia para alguém executar uma atividade e é bom também que ela se sinta responsável pelo que faz.

No entanto, a responsabilidade final sobre a execução, a qualidade e o cumprimento dos prazos continua sendo do gestor. 

Se algum funcionário não cumpre com seus prazos, consequentemente a empresa também não cumprirá e os clientes ficarão insatisfeitos. A dimensão empresarial desse problema continua sendo de responsabilidade do empresário.

 

Os 5 passos para delegar de forma correta

Listamos abaixo, alguns critérios básicos para que a arte de delegar possa ser desempenhada com sucesso e eficiência.

 

1 – O que fazer?

É importante deixar claro para o funcionário o que ele irá fazer. Além disso, qual é o resultado final de tal função ou tarefa.

⇨ Muitas vezes o empresário pensa que seus colaboradores já sabem essas informações, mas essa postura prévia de achar que todos estão cientes do que deve ser feito é equivocada.

Muitas pessoas possuem receio de dizer que não sabem fazer alguma coisa ou que não possuem determinado conhecimento. Cabe ao gestor impedir que essa possível limitação prejudique o andamento dos trabalhos.

Pelo sim, pelo não, procure sempre garantir a explicação do que fazer para quem irá executar. Tire dúvidas, dê exemplos.

2 – Por que fazer?

Além das informações básicas sobre o que está fazendo, o funcionário também precisa saber sobre a razão final de sua tarefa. Inclusive esse quesito impacta diretamente no quanto ele se sentirá motivado a fazê-lo.

⇨ E a motivação é algo que está relacionado diretamente com a qualidade com que se realiza uma determinada atividade.

Por conta da posição em que o funcionário ocupa, a de colocar a mão na massa, ele conhece mais a prática e por isso poderá oferecer feedbacks mais ricos que contribuição para aprimorar todos os processos e com isso propor inovações para serviços e produtos.
3 – Como fazer?

Quem é que pode definir o caminho das pedras da melhor maneira possível? O gestor, até por conta da posição que ocupa dentro do organograma de sua empresa, é quem possui a visão macro. Ou seja, ele possui as melhores condições para passar orientações mais gerais.

Faça um roteiro para cada atividade, seguindo uma ordem lógica, intuitiva e gradativa, na direção da conclusão da tarefa. Não deixe que o funcionário por si faça esse roteiro, ele vai precisar da sua ajuda. Mas também não o exclua desse processo de construção, o ideal é que vocês construam juntos esse passo a passo sobre como fazer as coisas.
4 – Quem vai fazer?

Ora, se os funcionários estão ali para trabalhar, logo vem a conclusão óbvia: eles é que vão realizar as tarefas.

Delegar não é algo tão simples assim e vai muito além de deixar os outros trabalharem e apenas assumir uma posição de supervisão.

⇨ Delegar tem a ver com saber perceber aptidões em cada colaborador e dividi-los em tarefas que se relacionem com a vocação e a expertise de cada um. 

Há ainda a possibilidade de verificar se tal funcionário vai precisar de ajuda para cumprir sua atividade dentro do prazo. Se sim, é preciso pensar de onde essa ajuda virá e até que ponto ela interferirá na função desempenhada.

 

5 – Quando fazer?

A ideia de “quando” pode ser entendida como aquele recorte de período que se localiza entre o “começar” e o “terminar”, pelo menos para o assunto que estamos tratando aqui.

Definir quando começar e quando terminar é o melhor procedimento para orientar o colaborador, bem como para que ele possa desenvolver a capacidade de gerir seu tempo e se organizar para encontrar o ritmo ideal para entregar suas tarefas com excelência e dentro do prazo.

Uma vez que a ideia do “quando” é pensada estrategicamente, é possível verificar se o prazo está atrapalhando a qualidade ou se o fator qualitativo pede um prazo maior de tempo. Tal ajuste é importante para alinhar as expectativas entre a empresa e seus clientes.

Uma atividade geral também é dividida em “sub-atividades” e são elas que preenchem o “quando” em sua totalidade, do “começar” ao “terminar”; daí a importância de perceber as subdivisões de uma grande tarefa. Essa divisão também facilita o trabalho de supervisão e monitoramento do gestor.

 

Um sexto passo?

O sexto conselho que podemos oferecer é saber reconhecer a importância de pedir ajuda.

Marco Contabilidade & Gestão está à sua disposição. Você não precisa seguir sozinho por uma jornada que pode ser trilhada em parceria, com troca de experiências e através um serviço prestado por especialistas sensíveis à realidade do seu negócio.

Vamos juntos?

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