Você considera que sua empresa contábil tem funcionado com excelência? Ou consegue identificar alguma necessidade de melhoria nos processos internos, que tragam mais eficiência no dia a dia e resultem em melhores retornos no negócio como um todo?
Se a resposta para a segunda pergunta é SIM, que bom! No que diz respeito à gestão, é sempre vantajoso ter a capacidade de enxergar ainda mais longe e não se contentar com o que tem, mesmo que os resultados já venham sendo positivos. Possivelmente, com uma análise mais profunda e usando como base conceitos e cases de sucesso de outras empresas-modelo, o gestor consegue encontrar maneiras de inovar algum processo para chegar mais longe.
Neste post, temos uma dica simples capaz de trazer resultados efetivos na gestão da empresa. E o melhor: em pouquíssimo tempo!
Em dia com o PDCA
Apesar de ser uma junção de complexas ações e metodologias, a gestão de diferentes empresas pode ser analisada sob alguns pontos básicos e comuns. O ciclo PDCA é uma das maneiras mais simples e ao mesmo tempo eficientes de entender como deve ser feita a gestão de um negócio; no entanto, a maior parte das empresas contábeis falha na aplicação do método. Por isso, que tal entender de uma vez por todas a aplicação do PDCA?
A sigla em questão se refere a quatro etapas essenciais na gestão: Plan – Do – Check – Act. Seguir essa ordem significa “montar” um processo que funciona da seguinte maneira:
Plan – Consiste em definir as metas para um período específico, bem como os métodos e métricas que serão utilizados. Ou seja, a etapa inicial é planejar os objetivos, de forma detalhada e aplicável (sem estabelecer metas irreais);
Do – Em seguida, o gestor segue para a execução do plano, capacitando e direcionando as pessoas para suas funções. É a hora de colocar a mão na massa, efetivamente;
Check – Esse é o momento da conferência: é preciso garantir que os resultados alcançados batam com as metas definidas em planejamento, sempre com atenção aos indicadores de desempenho de cada processo/tarefa;
Act – Por último e com base nas análises da checagem, o gestor e sua equipe devem direcionar seus esforços a implantar as melhorias necessárias nos processos, identificadas por meio da etapa anterior.
Por meio de quatro etapas descomplicadas, o PDCA permite medir, melhorar e gerenciar sua empresa contábil em pouco tempo. Ainda assim, em muitos casos há dificuldades em dar os passos iniciais para aplicá-lo. Mas há um caminho das pedras, e ele envolve um valor importantíssimo da gestão: a comunicação.
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Reúna-se
O grande diferencial para que o ciclo PDCA funcione na sua empresa contábil com eficácia é manter o controle sobre todos os setores. Não adianta pedir que cada setor o aplique sem participar de forma ativa do processo, especialmente nas fases iniciais, porque a maior parte do incentivo e orientações que a equipe precisa virá justamente do gestor.
Por isso, a dica é: esteja perto. A melhor maneira de cumprir esse requisito tão importante é estabelecer reuniões semanais de acompanhamento com cada setor da empresa. É interessante definir e cumprir uma duração para os encontros – dificilmente reuniões com mais de uma hora rendem como desejado –, bem como um horário fixo de início e encerramento. Geralmente funciona melhor no início ou no fim do expediente, para não interferir nas demandas do dia a dia.
As reuniões semanais de acompanhamento têm como pauta principal a definição dos objetivos para os próximos 7 dias. Para tanto, analisa-se também a semana que passou: o que foi feito, o que ficou para trás e por que ficou, quais as necessidades para conseguir cumprir demandas pendentes etc. O modelo dos encontros se enquadra na gestão de curto prazo, que possibilita ao gestor estar mais próximo de sua equipe, entender suas dificuldades, ter maior controle sobre o cotidiano da empresa e as tarefas em andamento e, ainda, ajudar a equipe a retirar os obstáculos do caminho, encontrando as soluções para processos que estão travados.
Apesar de simples, essa dica traz resultados garantidos para seu negócio, e em pouco tempo. Em duas semanas, já será possível perceber o maior envolvimento da equipe e o aumento do controle sobre cada setor, ocasionado pela proximidade que as reuniões proporcionam. Foi exatamente assim com a aplicação do método na Marco Contabilidade Consultiva!
Então, que tal botar a mão na massa? Agora que você já entendeu a importância de manter o ciclo PDCA rodando e o lugar do gestor nessa tarefa, é o momento de motivar a equipe a se inserir no movimento. Defina o funcionamento da nova rotina na empresa, comunique os colaboradores e coloque em prática! Em seguida, é só acompanhar de perto os resultados e os feedbacks trazidos pela equipe.
