Hoje o serviço de comunicação mais utilizado no Brasil, o WhatsApp transformou a forma como interagimos com as pessoas no dia a dia e, como era de se esperar, é claro que essa transformação chegaria também ao meio empresarial.
Da mesma forma como chegamos até familiares e amigos que utilizam o aplicativo diariamente, o acesso a clientes, fornecedores e funcionários se tornou bem mais prático e ágil devido à frequência de uso do “app dos brasileiros”.
Mas se por um lado o WhatsApp traz facilidade na comunicação, por outro, há bastante preocupação quanto à queda da produtividade por conta da liberação do aplicativo no ambiente de trabalho.
Como administrar o tempo para utilização do WhatsApp no horário comercial (e até fora dele)? Será que a solução é proibir? Acompanhe as dicas a seguir.
Proibir: Dá certo?
Para alguns gestores, a “mistura” entre uso pessoal e profissional do WhatsApp por parte dos funcionários pode parecer pouco atrativa, por gerar dispersão no durante o horário de trabalho – um cenário bastante comum é pegar o celular para ver uma mensagem do trabalho e em poucos instantes se perder nas conversas com familiares e amigos.
Diante dessa dificuldade, há quem opte por proibir o uso do WhatsApp ou restringi-lo fortemente. Nesse caso, é importante destacar em primeiro lugar que o controle sobre tais atividades pode ser bastante complicado, já que os smartphones estão sempre por perto no nosso cotidiano e não é tão fácil conseguir manter um controle rígido sobre o que cada funcionário faz. Muitas vezes, simplesmente proibir pode não gerar o efeito desejado.
Além disso, como já vimos, é válido considerar se há vantagens na utilização do aplicativo para a empresa como meio de comunicação. Em muitos casos, a proximidade trazida pelo WhatsApp pode facilitar bastante a resolução de tarefas no cotidiano, tanto entre a equipe quanto com outros contatos necessários no dia a dia. Quando bem utilizado, portanto, o WhatsApp pode ser uma ferramenta útil de trabalho, a depender do serviço oferecido. Por que não permiti-lo de maneira ponderada?
WhatsApp no trabalho: Permitir por meio de boas práticas
Se a gestão percebe que proibir não é o melhor caminho, é possível permitir o uso do WhatsApp sem perder o controle necessário sobre a situação. Para tanto, há algumas dicas importantes.
– Informe claramente a equipe sobre regras e restrições
Na gestão de pessoas, a comunicação clara sempre será a chave. No caso do controle do uso do WhatsApp, é um direito da empresa formular suas políticas internas e transmiti-las a toda equipe, sempre de forma esclarecedora e transparente.
Dedique um tempo do treinamento dos seus funcionários para informar as regras estabelecidas para o uso do WhatsApp no horário de trabalho, incluindo as possíveis consequências caso a empresa se sinta lesada no quesito produtividade.
Uma maneira de manter um maior controle é disponibilizar smartphones exclusivos para a comunicação de assuntos profissionais, utilizados pela equipe de forma separada, ou aderir ao WhatsApp Business, lançado recentemente pela empresa. Quando essa for a solução, será necessário informar a política tanto do seu uso quanto do pessoal.
– Mantenha o controle sobre os grupos da empresa
Uma das grandes facilidades do WhatsApp, os grupos são frequentemente usados para transmitir mensagens a toda equipe ou por setores. No entanto, preze por um filtro para a comunicação nos grupos.
Quando o grupo é alimentado a todo momento com mensagens soltas ou desnecessárias, as informações mais importantes podem acabar passando em branco. Por isso, os administradores podem restringir o envio, informando os tipos de mensagens que podem ser enviadas ou até mesmo quem está autorizado a mandá-las, de modo a manter um controle em que os comunicados sejam realmente úteis a todos que estão no grupo.
Para otimizar o uso, deve-se também reforçar que assuntos privados podem ser tratados fora dos grupos, para evitar aquela enxurrada de notificações que todos receberão sem necessidade.
– Administre os horários
Quem nunca se viu pensando em trabalho depois do horário comercial, certo? Mas cuidado com a invasão do horário livre da equipe: comunicações e solicitações fora do horário de trabalho podem e devem ser contabilizadas como hora extra, e podem inclusive gerar ações judiciais caso não estejam sendo feitas com bom senso, já que todas as mensagens ficam registradas em histórico.
Para evitar o envio de mensagens no momento de descanso do trabalhador, vale registrá-las em blocos de notas ou enviar um e-mail. Não invada seu espaço com solicitações fora de hora.
– Atenção para a forma de comunicação
O registro de todas as mensagens feito pelo aplicativo reforça também a necessidade de manter um alinhamento de comunicação nesse meio. Há quem pense que o ambiente digital permite conversas mais informais e livres, mas quando se trata de trabalho, não é bem assim.
Tanto na comunicação da gestão para com funcionários quanto entre funcionários e clientes, deve ser mantida uma relação estritamente profissional, o que exige certo nível de formalidade e até mesmo de alinhamento na escrita.
Esse é um exemplo que deve ser transmitido principalmente de cima para baixo, ou seja, da forma como o chefe se comunica, e é importante também fornecer treinamentos e orientações sobre a maneira certa de falar com clientes pelo WhatsApp. É a imagem da sua empresa sendo passada em um ponto de contato!
Em todo caso, resolva situações possivelmente problemáticas por meio do diálogo e, enquanto gestor, mantenha o esforço em colocar-se no lugar de sua equipe para estabelecer regras justas e compreensíveis. Todos saem ganhando!
